„Biała lista” podatników VAT

„Biała lista” to wykaz podatników VAT. Dzięki niej przedsiębiorcy otrzymują dostęp do danych, za pomocą których będą mogli łatwo zweryfikować kontrahenta. Informacje, które znajdują się w tym elektronicznym systemie, zwiększą bezpieczeństwo dokonywanych transakcji, jednak korzystanie z niej niedługo stanie się koniecznością, a nie tylko przywilejem przedsiębiorcy.

Z artykułu dowiesz się:
1.  Co to jest „biała lista” i jakie dane w niej znajdziesz?
2. Jak korzystać z wykazu podatników VAT?
3. Dlaczego ważne jest zarejestrowanie numeru rachunku bankowego na „białej liście”?
4. Jakie ważne terminy wiążą się z wejściem w życie wykazu?

Co to jest „biała lista” podatników VAT?

 „Biała lista” to szczegółowy wykaz informacji o podatnikach VAT. Od 1 września 2019 roku możemy z niej skorzystać za pomocą strony internetowej Ministerstwa Finansów. Dzięki „białej liście” każdy przedsiębiorca może łatwo, szybko i bezpłatnie sprawdzić ważne informacje o swoim kontrahencie. Z rejestru dowie się przede wszystkim:

• czy partner biznesowy jest czynnym podatnikiem VAT,
• czy kontrahent jest niezarejestrowany, został wykreślony lub przywrócony do rejestru VAT,
• czy kontrahent zgłosił rachunek bankowy w CEIDG albo urzędzie skarbowym, a więc czy płatność na taki rachunek po 1 stycznia 2020 roku nie narazi nas na konsekwencje wynikające z nowych przepisów prawa podatkowego.

Jakie dane znajdziemy na „białej liście”?

Rejestr podatników VAT zawiera wszystkie ważne informacje o przedsiębiorcy, m.in.:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• numer NIP, REGON i KRS (o ile został nadany),
• adres siedziby firmy,
• status podatnika VAT z informacjami, czy podmiot jest zarejestrowany jako tzw. „podatnik VAT czynny” albo tzw. „podatnik VAT zwolniony”, a także gdy podatnik został do rejestru przywrócony, gdy został z niego wykreślony lub gdy w ogóle nie dokonano rejestracji,
• daty oraz podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru lub przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• numery firmowych rachunków rozliczeniowych (w rozumieniu prawa bankowego) otwartych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.

Sprawdzanie podatnika VAT – jak korzystać z „białej listy”?

 „Ręczne” sprawdzanie podatników VAT jest bardzo proste. Do wyszukiwarki prowadzą dwie drogi – albo poprzez stronę Ministerstwa Finansów podatki.gov.pl, albo poprzez stronę CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej; ceidg.gov.pl) i zakładkę „wykaz podatników VAT”.
Aby przeszukać wykaz, należy wpisać jedną z danych podmiotu – jego NIP, REGON, numer konta bankowego albo nazwę (przynajmniej 5 znaków). Można sprawdzić stan na teraz albo wybrać dowolną datę w przeszłości (to ważne m.in. w celach dowodowych w przypadku sporów ze skarbówką co do przelewu z przeszłości). I tyle – po kliknięciu „szukaj” otrzymamy informację, czy dany podmiot figuruje na „białej liście” podatników, czy nie. Jeśli wpiszemy część nazwy, oczywiście możemy otrzymać informacje o kilku podmiotach. Jeśli dany podmiot figuruje w wykazie, możemy sprawdzić jego szczegóły, m.in. numer lub numery jego kont bankowych, status podatnika (czy jest płatnikiem VAT, czy jest z tego obowiązku zwolniony) numer REGON, adres prowadzenia działalności, datę rejestracji jako podatnika VAT itd.
 
„Biała lista” podatników VAT dostępna na opisanych powyżej stronach internetowych może być wystarczająca dla mniejszych podmiotów, które potrzebują zweryfikować kontrahenta w jednorazowych sytuacjach. Jej forma jednak może nie być poręczna dla większych firm, w tym także korzystających z profesjonalnych programów księgowych. Ministerstwo Finansów udostępniło więc tzw. API, dzięki któremu „biała lista” podatników może w łatwy sposób zostać zintegrowana w oprogramowaniu z bazą kontrahentów.

W tym przypadku rejestr podatników VAT można przeszukiwać dwoma metodami:

• metoda pełna „search” – podobnie jak na stronie, należy wpisać: NIP, fragment nazwy, REGON lub numer rachunku bankowego (ewentualnie wybrać datę). W odpowiedzi dostaniemy wszystkie dane kontrahenta, m.in. jego rachunki bankowe.
• metoda uproszczona „check” – tutaj należy wpisać NIP lub REGON, numer rachunku (ewentualnie wybrać datę). W odpowiedzi otrzymamy informację „tak”, jeśli podmiot o danym NIP lub REGON faktycznie ma podany numer rachunku lub informację „nie”, jeśli tak nie jest.
  
  

WAŻNE! „Biała lista” podatników przeszukiwana poprzez API ma tę wadę, że dostęp do wykazu jest limitowany. Dla metody „search” można złożyć 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie, dla metody „check” można zapytać o 1 podmiot. Limit zeruje się codziennie.
Ministerstwo Finansów zapewnia, że dane są zabezpieczone kryptograficznie tak, aby jedynie posiadacz poprawnych danych z pary NIP-rachunek mógł zweryfikować istnienie tej pary w wykazie.

Dlaczego ujawnienie rachunku bankowego na „białej liście” jest takie ważne?

W systemie Ministerstwa Finansów są widoczne numery firmowego rachunku bankowego w przypadku, gdy przedsiębiorca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT. Numer ten można zgłosić poprzez CEIDG  w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, a w pozostałych przypadkach niepodlegających wpisowi do CEIDG – za pośrednictwem właściwego urzędu skarbowego. Na „białej liście” nie będą widoczne prywatne rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe (ROR), które są wykorzystywane przez niektórych przedsiębiorców do rozliczeń z tytuły prowadzonej działalności gospodarczej, ani rachunki firm, które nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT.

Jeśli przedsiębiorca będący sprzedawcą chce terminowo i bez problemów otrzymywać przelewy za wystawione przez siebie faktury, powinien założyć firmowe konto w banku  lub SKOK i zgłosić je poprzez aktualizację wpisu do CEIDG , a w pozostałych przypadkach niepodlegających wpisowi do CEIDG – we właściwym urzędzie skarbowym. Brak takiego rachunku może nie tylko naruszać zaufanie kontrahentów, ale także narazić ich w przyszłości na negatywne konsekwencje podatkowe.

Aby zapewnić swojej firmie bezpieczeństwo podatkowe podczas zakupu towarów lub usług, przelewy do kontrahenta powinniśmy robić zasadniczo na rachunek widoczny na „białej liście”. Jeśli naszemu kontrahentowi przelejemy (wynikającą z faktury ) należność lub jej część na inne konto niż ujawnione na „białej liście”, to musimy pamiętać, że od 1 stycznia 2020 roku:

• w przypadku transakcji przekraczających 15 tys. zł brutto – kosztów opłaconych takimi przelewami nie będziemy mogli zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (liczba przelewów nie będzie miała znaczenia, natomiast brana będzie pod uwagę ogólna wartość należności np. wynikająca z umowy z danym kontrahentem),
• solidarnie ze swoim kontrahentem będziemy ponosili ryzyko odpowiedzialności za część jego zaległości podatkowych, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od tej transakcji.
  
  

Ważne!
Zarówno wpis, jak i aktualizacja danych w CEIDG są bezpłatne. Bezpłatne jest także zgłoszenie lub zmiana danych w urzędzie skarbowym w pozostałych przypadkach, które nie podlegają wpisowi do CEIDG. Nic nie zapłacimy również za sprawdzenie przedsiębiorcy na „białej liście”.

Co zrobić, gdy na białej liście nie ma naszego rachunku?

„Biała lista” podatników VAT może napędzić niepotrzebnego strachu przedsiębiorcom, którzy nie znajdą swojego rachunku w wykazie. W takiej sytuacji należy zadać sobie trzy pytania:

1. Czy mamy konto firmowe w banku? Jeśli nie, należy je założyć. Jeśli mamy niewielką firmę i dotychczas do rozliczeń korzystaliśmy z konta osobistego, to nie jest ono teraz wystarczające. Pamiętaj, że konta firmowe w bankach są zwykle tanie albo nawet bezpłatne, więc utrzymanie rachunku dla twojej firmy nie będzie kosztowne.
2. Czy rachunek firmowy jest zgłoszony do urzędu skarbowego? Jeśli nie, trzeba to zrobić. W przypadku firm zarejestrowanych w CEIDG jest to możliwe drogą internetową w Centralnej Ewidencji.
3. Czy twój bank przekazał numer twojego rachunku do STIR (System Teleinformatycznej Izby Rozliczeniowej)? Bank powinien przekazać numer konta firmowego do STIR automatycznie, więc jeśli tego nie zrobił, należy to wyjaśnić.

Co zrobić, gdy przelaliśmy pieniądze na rachunek spoza listy?

Od 1 stycznia 2020 roku, jeśli przelejemy pieniądze na rachunek inny niż widniejący na „białej liście”, to możemy uniknąć opisanych wyżej konsekwencji podatkowych jeśli w ciągu 3 dni od dnia zlecenia przelewu zawiadomimy o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy, wskazując m.in. numer rachunku, na który wpłaciliśmy należność.

O jakich terminach musimy pamiętać?

Najważniejsza data to 1 stycznia 2020 roku. Od tego dnia, aby uniknąć wspomnianych konsekwencji podatkowych, przedsiębiorcy będą musieli zwracać uwagę, czy zapłata należności za transakcje o wartości powyżej 15 tys. zł brutto (ewentualnie równowartości tej kwoty w przypadku transakcji w walutach obcych) następuje na rachunek zamieszczony na „białej liście”. Dotyczy to oczywiście transakcji z czynnymi podatnikami VAT , które zostały potwierdzone fakturami.

Do końca 2019 roku płatności na rachunek inny niż wskazany na „białej liście” nie wiążą się z konsekwencjami, ale już teraz warto wyrobić sobie nawyk, jakim jest sprawdzanie kontrahenta VAT lub nowej transakcji – szczególnie w przypadku płatności dotyczących transakcji, których wartość przekracza 15 tys. złotych brutto.